Datasekretess

Registrator

Föreningen Svenska feriekolonihemmet i Borgå r.f.
FO-nummer: 0130376-7
Sekreterare Susanne Holmberg
info@feriekolonin.fi

Allmänt

För hemsidan ansvarar Föreningen Svenska Feriekolonihemmet i Borgå rf och dess styrelse. Vår strävan är att med hjälp av webbsidan informera om föreningens verksamhet. Vi följer dataskyddsprinciper i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och nationell dataskyddslagstiftning. 

Föreningens ändamål är att erbjuda möjlighet till lägervistelse för svenskspråkiga elever vid Borgå stads grundskolor och på det sättet förbättra deras fysiska och psykiska kondition. Personer och föreningar / sammanslutningar kan ansöka om understöd via föreningen för att kunna ordna verksamhet i enlighet med föreningens stadgar.

Medlemmar

För att vi skall kunna sköta olika former av kommunikation bes om namn, adress, e-postadress och telefonnummer för föreningens medlemmar. För att vi med rimlig säkerhet skall kunna särskilja två personer med samma namn samlar vi också in uppgifter om födelsetid.

För skötseln av medlemsadministrationen dokumenterar vi betalning av medlemsavgift och eventuella andra avgifter och bidrag som ansluter sig till medlemskapet. Personuppgifterna överförs inte utanför EU eller EES.

Ansökan om understöd

Ansökan om understöd bygger på ett uttryckligt samtycke av personen/föreningen som ansöker om understöd. För att vi skall kunna sköta kommunikation och fakturering begär vi att få kontaktuppgifter så som namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Ansökningar behandlas av styrelsen. Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt. Uppgifter tillhörande beviljade bidrag kan lämnas ut i (avslag publiceras inte): publikationer, webbsida och/eller sociala medier. Föreningen kan publicera följande uppgifter om alla bidragsmottagare: namn, ändamålet för vilket bidraget beviljats, hemort, storleken på bidraget och beslutsdatum. Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet.

Syfte med behandlingen av personuppgifter

Register över bidrags- och stipendiesökande: för behandling av ansökningar om bidrag riktade till föreningen.

Register över bidragsmottagare: för utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag och stipendier samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag och stipendier till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen: för att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter. Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll

I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande. Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan: uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning/FO-nummer)

Om den sökande beviljas ett bidrag eller ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis: kontonummer, information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner, information om när beslut fattats, information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av dessa, eventuell information om meddelanden till Skatteförvaltningen och bidragsmottagarens redovisning av bidraget. Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt.

Webbkakor eller cookies

Hemsidan samlar besöksdata som används i utvecklingen av nätsidan. Besöksstatistiken samlas in av Matomo-programmet (Matomo Analytics för WordPress) som baserar sig på öppen källkod. Hemsidan meddelar om användningen av webbkakor (cookies) och du kan acceptera eller avvisa dem, eller ändra dem under besökets gång via länken inställningar nere i sidfoten. Användaren har möjligheten att blockera webbkakor också via webbläsarinställningarna samt genom att rensa eventuella cookies från webbläsarens cacheminne. Observera att det också finns nödvändiga webbkakor som gör hemsidan användarvänlig, till exempel webbkakor för språkinställningar. Dessa kan inte blockeras.

Informationen som samlas in via Matomo-programmet lagras på webbhotellets server som finns i Finland. Data överförs inte utanför Europeiska unionen. Besöksstatistik som samlas in, lagras och analyseras, innehåller inte personlig identifieringsinformation. IP-adresser behandlas inte individuellt. Matomo-tjänsten följer EU:s dataskyddslagstiftning.

Rätt till insyn

Var och en har rätt att kontrollera om de finns i föreningens register samt att kontrollera sina egna uppgifter i registret. Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet. Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits. Begäran ska adresseras till info@feriekolonin.fi. Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om den registrerade motsätter sig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna.

Vänligen notera att registratorn kan ha en rättslig- eller avtalsenlig skyldighet att inte radera de begärda uppgifterna. Enligt bokföringslagen (kapitel 2, 10 §) är registratorn skyldig att bevara bokföringsmaterial i minst 10 år. Av denna anledning kan bokföringsmaterial inte raderas förrän tidsfristen löpt ut.

Förfrågningar

Om du har frågor om våra dataskyddsprinciper eller vår behandling av personuppgifter ber vi dig vänligen kontakta oss på adressen info@feriekolonin.fi